CRM Auswahl / CRM Vergleich

Viele Portale, Blogs, Expertenseiten, Expertenforums beschäftigen sich mit dem Thema: “Wie wähle ich für meine Anforderungen/ mein Unternehmen das richtige CRM aus?” Unzählige Berater, CRM Softwarehersteller, Auswahl-Plattformen oder CRM-Experten haben teils unterschiedliche Lösungsansätze, wenn es um Auswahl von Software für das Kundenbeziehungsmanagement bzw. einem CRM Software Vergleich geht.

 

Online CRM Vergleich – Meine Tipps zur passenden Auswahl

CRM Software Systeme unterscheiden sich im Wesentlichen nicht großartig voneinander.
Lassen Sie sich nicht verrückt machen. Es gibt nicht das richtige oder falsche CRM System, es existieren über 150 CRM Systeme im deutschsprachigen Markt.
Nahezu jedes davon hat durchaus seine Existenzberechtigung.

Allein Ihr Bedarf ist ausschlaggebend.

Erfahrungen

Auch meine Darstellung erhebt weder den Anspruch auf Vollständigkeit, noch die einzige, absolute Wahrheit zu sein. Ich habe in den letzten 20 Jahren als Geschäftsführer Firmen (AGs und GmbHs) im Bereich Warenwirtschaft, POS, ERP sowie CRM geleitet. Als Projektleiter und Berater habe ich mehr als 400 mittelständische Betriebe bis hin zu Großkonzernen beraten.
Im CRM/ERP/PPS/Publishing Bereich haben wir an zahlreichen Projekten mitgewirkt.

Beispiele sind

  • isabellenhuette.de (ERP/PPS)
  • mendritzki.de (ERP/PPS)
  • herlitz.de (POS, Warenwirtschaft)
  • mars.com (POS, Warenwirtschaft)
  • bmw.de (POS, Warenwirtschaft)
  • albert-haus.de (CRM, Warenwirtschaft)
  • gruber-bernried.de (CRM, Warenwirtschaft)
  • bni-stuttgart.de (CRM, Warenwirtschaft)
  • henkel.de (Publishing)
  • homag.de (Publishing)
  • sto.de (Publishing)

Die folgende Aufführung kann Ihnen helfen, sich im Wust der Anbieter, Berater, Marktübersichten und Auswahlverfahren nicht zu verlieren. Sie können meine in der Praxis über Jahre gemachten Erfahrungen für die Auswahl und die Implementierung Ihres CRM Systems nutzen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.
Gern können Sie sich bei Fragen, Anregungen oder Kritik an seidel@quisa.de wenden.

Vorgehensweise zur CRM Auswahl

Die Kunst der Auswahl liegt darin, dass Sie für Ihre:

  • Anforderungen
  • Preisklasse und Anforderungsbereiche
  • Verwaltungsmöglichkeiten
  • Einführungszeitrahmen
  • persönliches Wohlbefinden (Bauchgefühl) gegenüber dem Produkt und dem Partner (Lieferanten)

das geeignete CRM System sowie Ihren Partner für die Implementierung finden.

  1. Definieren Sie im ersten Schritt Ihre wichtigsten K.O.-Kriterien.

Diese Anforderungen müssen erfüllt sein, da Sie diese Prozesse bzw. Arbeitsschritte im tagtäglichem Arbeitsablauf benötigen. Bitte vermeiden Sie zu diesem frühen Zeitpunkt, anhand eines 5.000 Punkte Pflichtenheftes potentielle Lieferanten zu disqualifizieren, indem Sie gewisse Funktionen aufführen, die im Unternehmen aber selten benötigt werden.
Später (wenn noch eine Hand voll potentieller Lieferanten vorhanden ist), können Sie die Anforderungen noch detaillierter ausarbeiten und das vorhandene Lastenheft um die erarbeiteten Prozesse ergänzen.

  1. Legen Sie im zweiten Schritt eine Preisklasse und den Anforderungsbereich fest.

Lassen sie sich hier nicht primär vom Preis lenken. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein preislich zu eng gesteckter Rahmen nur dafür verantwortlich sein kann, mögliche Einsparpotentiale, Prozessoptimierungen und gewisse Innovationsaspekte zu verhindern, wenn Sie das vermeintlich günstigere System wählen, aber mit der leicht teureren Variante diese Effekte erreicht hätten.

Es geht hier vielmehr darum, die finanzielle Realität zu berücksichtigen.
Mehr kann auch manchmal mehr bewirken!

  1. Analysieren Sie Ihre hausinternen Verwaltungsmöglichkeiten.

Ist Ihr Unternehmen in der Lage eventuell Server, Datenbanken und Firewalls zu administrieren? Können Sie sich um regelmäßige Datensicherung und Installieren von Updates, Patches oder Sicherheitssoftware kümmern?
Ist das „aktuell und Sauberhalten“ der Arbeitsplatzrechner Ihrer Mitarbeiter möglich?
Eventuell ist aus Gründen der Bandbreite der Internetleitung ein SaaS CRM/ Cloud CRM nicht möglich, da an Ihrem ansässigen Firmensitz (Industriegebiet) die Leistung der Leitung einfach nicht konstant genug ist.

Dann ist eine lokal installierte Browser CRM Variante mit Offlinefähigkeit und punktueller Zugriffsmöglichkeit für den Außendienstler oder Sachbearbeiter aus dem Home Office oder von unterwegs aus absolut sinnvoll.

Umsetzung

Als nächstes folgt die erste Präsentation (online oder vor Ort).
Diese sollte sich nur mit dem Erscheinungsbild und der Benutzerfreundlichkeit (Usability) sowie den bereits vorab erwähnten K.O.-Kriterien beschäftigen und somit maximal 60 Minuten dauern.
Ein internes Team zum CRM Software Vergleich besteht bestenfalls aus einem Entscheider, Abteilungsleitern (Vertriebsleiter, Projektleiter) sowie einigen Anwendern, die tagtäglich damit arbeiten werden.

Ebenfalls können erste Sondierungen, die zum Kriterium Bauchgefühl gehören, vorgenommen werden. Der Anbieter kann Ihre wichtigsten Anforderungen mit der CRM Software abgleichen und im Anschluss an die Präsentation ein erstes Richtpreisangebot unterbreiten.

Nach dieser ersten Evaluierungsrunde geht es darum, im Kreise der internen Teilnehmer die oben erwähnten Punkte:

  • Anforderungen
  • Preisklasse und Anforderungsbereiche
  • Verwaltungsmöglichkeiten
  • Einführungszeitrahmen
  • persönliches Wohlbefinden (Bauchgefühl) gegenüber dem Produkt und dem Partner (Lieferanten)

zu priorisieren bzw. zu gewichten und sich für zwei oder drei potentielle CRM Systeme und Lieferanten zu entscheiden. Scheuen Sie sich auch nicht davor, ein gutes Produkt mit einem anderen Implementierungspartner einzuführen. Oft hat der Hersteller die Möglichkeit, andere Projektleiter, Partner oder Subunternehmer anzubieten.

Ergebnis

Konkretisieren Sie nun Ihre Prozesse.
Gleichen Sie diese wiederum mit den Anbietern in einer Präsentation ab.
Der monetäre und zeitliche Aufwand muss vom Lieferanten konkret genannt werden.
Hat sich nach allen Bemühungen ein Favorit durchgesetzt, veranstalten Sie mit diesem einen Workshop. Die umzusetzenden Anforderungen werden in einem Soll-Konzept definiert und zum Auftragsbestandteil.

Je nach Anbieter, Umfang der Anforderung und Preisklasse, können IST-Analyse, Soll-Konzept oder ROI Betrachtung der Prozessoptimierungen durchaus sinnvoll sein.
Das Soll-Konzept muss produktunabhängig abgebildet worden sein.
Nur so ist gewährleistet, dass Sie auch mit einem anderen Anbieter sinnvoll arbeiten können, sollte sich herausstellen, dass Ihr bisheriger Favorit nicht mehr Ihr Wunschpartner ist.

 

Herzlichst Ihr
Jörg Seidel

Jörg-Seidel