Workflow (automatische Prozesse) | Zuverlässig Routine-Aufgaben meistern

Daten-, Intervall- und E-Mailereignisse

Workflow CRM System

Mehr Qualität von wiederkehrenden Prozessen

Sie möchten bestimmte Arbeitsabläufe (Workflows oder Prozesse) automatisieren. Dies hängt mit der sogenannten Prozesssicherheit zusammen und bedeutet im Grunde nichts anderes, als dass Sie sich für diesen Arbeitsablauf eine immer gleiche Vorgehensweise schaffen. 

Diese Konformität in der Arbeit sorgt für

  • schnellere
  • sichere
  • gleiche
  • zeitsparende

Prozesse und ist vor allem für immer wiederkehrende in entsprechender Anzahl vorkommende Arbeitsabläufe sinnvoll. Gerade für Mitarbeiter, die bisher diese sogenannten „Routine-Aufgaben“ manuell erledigten, ist der Automatismus sehr hilfreich. Dieser sorgt dafür, dass ein “daran denken” nicht mehr notwendig ist und mehr Zeit für Wesentliches (z.B. Kundenbetreuung) zur Verfügung steht.

Sie als Unternehmen haben den Vorteil, dass Ihre Prozesse immer in konstanter Qualität ablaufen (Sie erhalten die Sicherheit, dass diese wie gewünscht ausgeführt werden). Neue Mitarbeiter sind sofort in der Lage mitzuarbeiten (langwierige Einweisungen in Abläufe entfallen) und Kollegen, die im Urlaub oder krank sind, können ohne Probleme sofort ersetzt werden.

Beispielhaft ein klassischer Arbeitsablauf von Auftragsannahme bis zur Rechnungstellung in einer Werbeagentur:

  1. Die Auftragsannahme geschieht durch den Vertrieb.
  2. Der Vertrieb delegiert den Auftrag an z. B. die Bildbearbeitung.
  3. Die Bildbearbeitung delegiert das bearbeitete Ergebnis an den Drucker.
  4. Der Drucker delegiert seine Arbeit weiter an die Werbetechnik.
  5. Die Werbetechnik gibt ein Feedback über die finale Fertigstellung und delegiert wiederum an den Verkauf zwecks Rechnungserstellung.

Auch die Definition was oder wann etwas geschehen soll ist möglich, z.B. eine E-Mail versenden, eine neue Aufgabe anlegen sobald eine Anfrage über das Kontaktformular der Website eingeht oder bei einem speziellen Ereignis den Bearbeiter wechseln. Es kann auch definiert werden, dass etwas geschehen soll, wenn eine E-Mail an eine bestimmte E-Mailadresse gesendet wird und vieles mehr.

Kaum Grenzen im Workflowmanagement 

Wie sie sehen, sind fast keine Grenzen gesetzt, nahezu jeder Workflow kann nicht nur umgesetzt (skaliert) sondern auch automatisiert werden. Ihr Unternehmen bringt seine Abläufe zu Papier, definiert die entsprechenden Bedingungen (z.B. Datensatz speichern, anlegen, ändern, Checkbox setzen, Auswahl wählen) und der Automatismus greift.

Natürlich kann der Administrator des Systems beliebig Prozesse abbilden oder wir übernehmen dies für unsere Kunden.

 

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